Hotels sollen ihren Gästen nicht nur eine Übernachtungsmöglichkeit bieten, sondern auch Entspannung und Komfort. Damit steigen auch die Anforderungen an das technische Gebäudemanagement eines Hotels, denn die Klimaanlage oder auch die Internetleitungen beispielsweise sollen reibungslos funktionieren, um den Gästen einen angenehmen Aufenthalt zu ermöglichen.
Alle Anlagen und Einrichtungen stets funktionstüchtig zu halten, ist jedoch oft mit erheblichem Aufwand verbunden. Die nötigen Aufwendungen für die Instandhaltungen machen einen großen Teil der laufenden Kosten eines Hotels aus – und sind zudem auch sehr zeitintensiv. Daher hat das Unternehmen Art-Invest Real Estate, das neben Gewerbe- und Wohnimmobilien auch in Hotels investiert und diese entwickelt, nach einer Lösung gesucht, sein Gebäudemanagement im Hotelbereich weiter zu optimieren.
Constantin Hoss, der das Asset Management im Bereich Hotels bei Art-Invest verantwortet, verwaltet zusammen mit seinem Team die rund 30 Bestandsimmobilien der Gruppe in Deutschland. Im kaufmännischen Bereich umfasst dies alle Tätigkeiten rund um Miet- und Pachtverträge. Auf technischer Seite stehen Arbeiten rund um die Instandhaltung im Fokus, die von kleineren Reparaturen bis hin zu größeren Investitionsmaßnahmen reichen.
Im Zuge seiner Arbeit steht Hoss in Kontakt mit den Betreibern der Hotelimmobilien. Das verlief bisher nicht immer problemlos. „In der täglichen Aufgabenflut sind einzelne E-Mails schon mal untergegangen. Hinzu kam der Aufwand, Prozesse im Einzelnen nachzuvollziehen: Um sich über den aktuellen Status zu einem Fall zu informieren, mussten erst einmal alle Nachrichtenverläufe dazu durchforstet werden. Auch kam es schon vor, dass nicht immer alle relevanten Dokumente lückenlos auf dem Laufwerk abgespeichert wurden. Die musste man dann ebenfalls mühsam zusammensuchen“, so der Asset Manager. Die mangelnde Übersicht ließ den administrativen Aufwand wachsen und war für einen verzögerten Ablauf der Arbeiten mitverantwortlich.
Digitalität hilft bei Mängelbeseitigung
Um die Maßnahmen rund um die Wartung und Instandhaltung effizienter zu gestalten, setzt Art-Invest Real Estate auf die Software von PlanRadar. Besonders im Bereich Mängelmanagement zahlt sich diese Investition aus, denn nun können alle Instandhaltungsmaßnahmen besser überwacht werden.
Gerade bei großen Stadthotels mit mehreren hundert Zimmern fallen im Laufe der Zeit viele Mängel an. Die damit verbundene Kommunikation zur Behebung wird auf die PlanRadar-Plattform übertragen und erfolgt nun über Bilder, Videos, Kommentare und über die Chatfunktion. Die Mängelbeseitigung inklusive Angebotseinholung und Steuerung von Fremdfirmen wird zum Teil über die Techniker des Hotelbetreibers vor Ort gemanagt. Mit der PlanRadar-Software können Hoss und sein Team Prozesse und Kosten rund um auftretende Mängel durch den zügigeren Informationsaustausch schneller freigegeben. Ebenso kann Hoss mittels des übersichtlichen Dashboards und der Statistikfunktion den aktuellen Stand der Arbeiten in allen verwalteten Bestandshotels jederzeit online überwachen und kommentieren. Alle relevanten Dokumente sind dabei auf der PlanRadar-Plattform abgelegt.
„Die Software-Lösung erspart uns viel E-Mail-Verkehr und Ablagearbeit. Da alle Informationen inklusive der Korrespondenz an einem Ort gebündelt vorliegen, läuft die Bearbeitung von Mängeln schneller und man kann den Status einfacher überprüfen. So sparen wir bei administrativen Arbeiten Zeit und haben mehr Ressourcen für andere Aufgaben.“
Davon profitieren nicht nur die Asset Manager bei Art-Invest Real Estate, sondern auch die Hotelbetreiber. „Wir erhalten von den Hotels ein sehr positives Feedback zur PlanRadar-Lösung. Die Betreiber schätzen die kürzere Bearbeitungszeit, wodurch Aufträge schneller abgewickelt werden. Dabei hilft uns auch, dass man bei PlanRadar verschiedene Rollen für Nutzer anlegen kann. So sehen die Betreiber nur die für sie relevanten Informationen“, so Hoss.
Ein Gastbeitrag von Rudolf Pistora, Country Manager DACH von PlanRadar.
