Das Unternehmen gastromatic verfolgt mit seinem gleichnamigen Tool für Personalplanung und -organisation und seinen Kunden sowie Kundinnen ein konkretes Ziel: den optimalen Personaleinsatz. Dazu entwickelt es seine Software ständig weiter, aber macht sich auch auf strategischer Ebene Gedanken, wie dieses Ziel gemeinsam mit Kunden und Kundinnen erreicht werden kann. Ein Kernthema, das es deshalb tagtäglich beschäftigt, ist das Controlling für Betriebe im Gastgewerbe. In einem Gastbeitrag erklärt das Unternehmen, wie sich in sieben Schritten Personalkosten sparen lassen.
Jeder Betrieb kann Controlling
Das Personal ist in der Gastronomie einer der großen variablen Kostenfaktoren und beeinflusst dadurch auch direkt den Gewinn eines Betriebs. Das Stichwort Personalkostenquote kennt sicher jeder Gastronom und jede Gastronomin, aber wo genau die für das eigene Konzept optimale Personalkostenquote liegt und wie man da hinkommt, ist vielleicht nicht jedem klar. Dabei ist Controlling ein wunderbares Werkzeug, um Personalkosten im Detail zu verstehen und sie somit auch steuern zu können. Das Wort Controlling schreckt den einen oder die andere vielleicht erst einmal ab, aber man braucht keine besonderen Kenntnisse, um einen besseren Überblick über die eigenen Personalkosten zu bekommen. Um diese dann auch noch zu optimieren, machen wir uns den Dienstplan als Hebel zu Nutze. Denn: Der optimale Personaleinsatz spart uns richtig Zeit und Geld. Und dafür benötigt es nur sieben Schritte:
1. Belegschaft einteilen
Zunächst braucht man einen Überblick über die Personalkosten und wo diese genau anfallen. Ein besonderes Augenmerk legen wir dabei auf das dienstplanrelevante Personal, da wir dort das größte Optimierungspotential sehen.
2. Kostenstellen bilden
Welche Kosten in den verschiedenen Gruppierungen anfallen, erkennen wir am besten, wenn wir für die verschiedenen Gruppen Kostenstellen für das Controlling bilden. Wir unterscheiden dabei zwischen Frontline (Theke, Service, etc.), Second Line (Betriebsleitung, etc.) und Backoffice (Buchhaltung, Geschäftsführung, etc.).
3. Status quo anschauen
Es ist essentiell, einige Fragen zu beantworten, die verraten, wo man steht: Wie setzen sich die Personalkosten in einem Referenzmonat zusammen? Was ist die aktuelle Personalkostenquote? Welche Bereiche verursachen welche Kosten?
4. Zielpersonalkostenquote festlegen
Auf Basis des Status quo legen wir uns wirtschaftliche Ziele für die Zukunft fest. Das heißt, dass wir eine Zielpersonalkostenquote definieren.
5. Gewichteten Realkostensatz berechnen
Das sind die realen Kosten einer dienstplanrelevanten Stunde. Es zählen also nicht nur der Stundenlohn, sondern auch zusätzliche Kosten wie die Nebenkosten, Krankheitstage, usw., die die realen Kosten für Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen anheben.
6. Benötigte Umsatzproduktivität berechnen
Mit der Zielpersonalkostenquote und dem gewichteten Realkostensatz können wir die benötigte Umsatzproduktivität berechnen, die wir brauchen, um die festgelegten Ziele zu erreichen.
7. Anzahl der Dienstplanstunden berechnen
Und zu guter Letzt können wir anhand der benötigten Umsatzproduktivität errechnen, wie viele Stunden wir im Dienstplan verplanen dürfen.
Dienstplanstunden als Kennzahl
Viele, die sich bereits mit Personalkennzahlen im Dienstplan auseinandergesetzt haben, nutzen die Personalkostenquote als solche. Besser ist es jedoch die zu verplanenden Dienstplanstunden als Kennzahl in Betracht zu ziehen. Das hat den Grund, dass bei der Nutzung der Personalkostenquote als Kennzahl Werte verglichen werden, die man eigentlich gar nicht vergleichen kann: Die Personalkostenquote wird auf Monatsbasis berechnet und berücksichtigt alle Kosten inklusive Krankheitstage etc.. Im Dienstplan werden aber meist nur die Stundensätze plus Nebenkosten abgebildet, also nicht alle Kosten berücksichtigt und zusätzlich werden die Werte auf Tagesbasis betrachtet.
Wir machen ein Beispiel: Hat man das Ziel einer Personalkostenquote auf 30 Prozent pro Monat gesetzt, kann uns die Personalkostenquote eines einzelnen Tages gar nicht sagen, ob der jeweilige Tag erfolgreich war oder nicht. Es kann zum Beispiel sein, dass ein teurerer Mitarbeiter oder eine teurere Mitarbeiterin der Second Line auf der Frontline aushilft und somit die Personalkostenquote für den Tag auf 32 Prozent steigt. Dennoch kann der Tag planerisch und wirtschaftlich erfolgreich gewesen sein. Nur wissen wir das dann nicht.
Die monatliche Personalkostenquote als Referenz für den Tageswert zu nehmen, kann also gar nicht aussagekräftig sein. Stattdessen schauen wir lieber auf die Anzahl der zu verplanenden Stunden. Mit den Stunden sind nämlich schon alle Kosten des Betriebs abgedeckt, das heißt, dass dann in unserem Beispiel die Person aus der Second Line, die in der Frontline aushilft, keine Schwankungen des Tagesergebnis hervorruft. Denn die verplanten Stunden bleiben gleich.
Die Dienstplanstunden als Kennzahl unterstützen uns also nicht nur optimal bei der Planung, sondern geben auch einen guten Einblick, ob die Planung wirtschaftlich sinnvoll war.
Digitale Helfer für die optimale Dienstplanung
Wer den Dienstplan noch händisch oder mit Excel schreibt, wird Schwierigkeiten haben das Controlling sinnvoll und übersichtlich einzubinden. Deshalb bieten sich digitale Tools für die Dienstplanung an. In den Programmen können Kennzahlen hinterlegt werden, die bei der optimalen Personaleinsatzplanung unterstützen. Dadurch vermeiden Planer oder Planerinnen einerseits Über- oder Unterbesetzung und sparen andererseits auch selbst Zeit beim Schreiben des Dienstplans.
Plan ist nicht Ist
Selbst der beste Dienstplan ist nur ein Plan und muss nicht der Realität entsprechen. Deshalb ist es wichtig die Dienstplanstunden nicht blind als Kennzahl anzuwenden, sondern auch den Ist-Abgleich zu machen. Gerade in der Gastronomie gibt es einige Variablen, wie zum Beispiel ungeplant längere Öffnungszeiten, die die Planung dann wieder über den Haufen werfen. Auch hier bieten sich digitale Tools an, die eine minutengenaue Zeiterfassung und damit einen Abgleich der Werte möglich machen. Auf einen Blick wird dann ersichtlich, ob die Plan-Stunden auch den Ist-Stunden entsprechen und welche Maßnahmen für die nächste Planung berücksichtigt werden müssen.
Fazit
Controlling ist einfacher als man vielleicht denkt und gibt die Möglichkeit Kostenstrukturen zu verstehen und sie dadurch auch leichter optimieren zu können. Es kann richtig spannend sein, den eigenen Betrieb auf den Prüfstand zu stellen und den Status quo zu hinterfragen. Digitale Tools für Dienstplanung und Zeiterfassung sind dabei in jeder Hinsicht eine sinnvolle Unterstützung.
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