In der Hotellerie zählt der persönliche Kontakt. Doch wie lässt sich diese Nähe auch digital erzeugen? E-Mail-Marketing bietet Hoteliers eine Chance: Es ermöglicht eine kontinuierliche und individuelle Kommunikation, die elementar für die langfristige Bindung von Hotelgästen ist. Sven Kummer, Gründer und Geschäftsführer von rapidmail, zeigt praxisnah, wie Hotels diesen Kanal effektiv für sich nutzen können.
Viele Hotels verfügen bereits über wertvolle Gästedaten – aus Onlinebuchungen, persönlichen Anfragen oder vergangenen Aufenthalten. E-Mail-Marketing ermöglicht es, diese Daten in eine nachhaltige Kommunikation zu verwandeln. Die Kommunikation per E-Mail ist dabei nicht aufdringlich, sondern ein dezenter Impulsgeber, der direkt im persönlichen Postfach landet – ideal also, um individuelle Empfehlungen, aktuelle Informationen oder emotionale Geschichten zu teilen.
Dieser Kanal ist auch deshalb so effektiv, da er entlang der gesamten Gästereise eingesetzt werden kann: vom ersten Interesse bis weit nach dem Check-out. Automatisierte Mailings können Gäste vor dem Aufenthalt mit Anreisetipps und einem herzlichen Willkommen begleiten, währenddessen an besondere Angebote wie Spa-Behandlungen oder Candle-Light-Dinner erinnern und auch nach der Abreise präsent bleiben – sei es mit einem Dankeschön, der Bitte um eine Bewertung oder einem exklusiven Angebot für den nächsten Besuch.
Solche Berührungspunkte stärken die Kundenbindung und fördern die Wiederbuchung, vorausgesetzt, die Inhalte sind relevant, visuell ansprechend und auf den jeweiligen Gast zugeschnitten.
Relevanz statt Routine: Inhalte, die Gäste wirklich ansprechen
Damit E-Mail-Marketing im Hotelgewerbe nicht in der Nachrichtenflut untergeht, muss es echten Mehrwert bieten. Gäste lesen E-Mails nicht, weil sie müssen, sondern weil sie möchten. Mit Inhalten, die persönlich und authentisch sind, können sich Hotels von unpersönlichen Buchungsportalen abheben. Besonders beliebt sind exklusive Angebote, regionale Geheimtipps oder Einblicke in den Hotelalltag. Ein Newsletter könnte beispielsweise die bevorstehende Weinlese ankündigen, ein neues Teammitglied vorstellen oder zu einer lokalen Veranstaltung einladen. Geschichten schaffen Nähe. Ansprechende Bilder, eine klare Struktur und eine sympathische Sprache sorgen dafür, dass man im Gedächtnis bleibt.
Auch die technische Umsetzung ist wichtig: Mobil optimierte Designs, durchdachte Betreffzeilen und präzise Segmentierungen stellen sicher, dass die richtige Nachricht zur richtigen Zeit den passenden Empfänger erreicht. Ein Geschäftsreisender hat andere Informationsbedürfnisse als eine Familie mit Kindern und ein Stammgast freut sich über eine persönlichere Ansprache als ein Erstbucher.
Zur besseren Übersicht können Inhalte thematisch gebündelt werden, zum Beispiel:
• Saisonale Pakete und Angebote
• Persönliche Empfehlungen und lokale Events
• Neuigkeiten aus dem Hotelbetrieb (Renovierungen, neue Services, kulinarische Highlights)
Mithilfe der E-Mail-Marketing-Automation, die bestimmte Newsletter-Tools bieten, ist es Hotels ohne großen Aufwand möglich, ihren Gästen ein automatisiertes Rundum-Sorglos-Paket aus Vorabinformationen zum Check-in bis hin zu einer Dankesnachricht und Bewertungsanfrage nach dem Check-out zu bieten. Solche Inhalte vermitteln nicht nur Informationen, sondern auch eine bestimmte Atmosphäre. Genau das kann den entscheidenden Unterschied machen und Gäste dazu bringen, (erneut) zu buchen.
Vertrauen ist Pflicht: Rechtliche Aspekte im E-Mail-Marketing für Hotels
So persönlich E-Mail-Marketing auch sein mag, es unterliegt klaren rechtlichen Rahmenbedingungen. Insbesondere seit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist es unerlässlich, sich mit den Grundlagen vertraut zu machen. Die wichtigste Regel: Wer Hotelgästen regelmäßig E-Mails senden möchte, benötigt deren ausdrückliche Zustimmung. Diese sollte im Double-Opt-in-Verfahren eingeholt werden, bei dem die Anmeldung zum Newsletter durch einen Klick in einer Bestätigungsmail verifiziert wird.
Zusätzlich ist in jeder E-Mail ein gut sichtbarer Abmeldelink Pflicht und in der Datenschutzerklärung muss transparent über Art und Zweck der Datenverarbeitung informiert werden. Hoteliers tun gut daran, diese Zustimmung bereits bei der Buchung oder beim Check-in aktiv einzuholen.
Ein professionelles E-Mail-Marketing-Tool unterstützt nicht nur bei der Gestaltung ansprechender Mailings, sondern hilft auch, alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten – von der datenschutzkonformen Anmeldung bis zur lückenlosen Dokumentation der Einwilligung.
Fazit: Digitaler Service mit persönlicher Note
E-Mail-Marketing ist mehr als ein Vertriebskanal: Es ist ein Instrument für digitale Gastfreundschaft. Hotels, die diesen Kanal strategisch und empathisch nutzen, bleiben nicht nur im Posteingang, sondern im Herzen ihrer Gäste präsent. Und genau dort beginnt langfristiger Erfolg!
Über den Autor:
Sven Kummer ist Gründer und Geschäftsführer des 2008 in Freiburg gegründeten SaaS-Unternehmens rapidmail. Seine Vision ist es, Unternehmen jeder Größe in einer schnelllebigen digitalen Welt dabei zu helfen, erfolgreich zu sein. Daran arbeiten an zwei Standorten in Berlin und Freiburg mittlerweile knapp 50 Teammitglieder. Neben der intuitiven Bedienbarkeit der E-Mail-Marketing-Software setzt rapidmail auf sehr hohen Datenschutz mit Serverstandorten ausschließlich in Deutschland, exzellente Zustellraten sowie einen persönlichen Kundensupport.
