Nur durch die kontinuierliche Erfassung und Verknüpfung relevanter Daten lassen sich auch in der Hotellerie und Gastronomie Entscheidungen professionell treffen und so die Unternehmen und Betriebe steuern. Kennzahlen und Relationen dürfen keine „Blackbox“ sein, sagen Dr. Urban Uttenweiler (HGK) und Philipp Nusser (Eagle Control).
Wie in jeder Branche hängt auch der wirtschaftliche Erfolg von Betrieben in der Hospitality zunehmend davon ab, wie gut die Lenker ihre Zahlen kennen, analysieren und treffende Maßnahmen ableiten. Steigende Kosten, Fachkräftemangel und wachsender Wettbewerbsdruck erfordern eine strategische Unternehmenssteuerung – hier kommt dem Controlling eine zentrale Rolle zu. Es bildet die Grundlage, um Einsparpotenziale zu identifizieren, Preissetzungen zu optimieren und den Personaleinsatz effizient zu gestalten. Doch viele Betriebe nutzen ihre betriebswirtschaftlichen Auswertungen nicht konsequent genug. Automatisierte Lösungen helfen, die Transparenz zu erhöhen und fundierte Entscheidungen zu treffen, wissen Dr. Urban Uttenweiler, Vorstandsvorsitzender der HGK, und Philipp Nusser, Leitender Berater beim IT- und Consultingunternehmen Eagle Control.
„Um langfristig planen zu können, muss man seine Zahlen kennen und ein Gefühl für die „richtigen“ Relationen entwickeln. Man muss verstehen, was sich hinter den Beträgen verbirgt. Positive und negative Entwicklungen zu erkennen und einzuschätzen gelingt nur, wenn man sich regelmäßig mit den eigenen Daten und Kennzahlen beschäftigt“, betont Dr. Urban Uttenweiler. „Eine aktive Steuerung mit dem richtigen Kurs, und das meint Controlling, ist sonst nicht möglich.“
Warum Controlling mehr als Kostenkontrolle ist
Ein erfolgreiches Controlling geht über die reine Kostenüberwachung hinaus. Es ermöglicht, betriebliche Prozesse ganzheitlich zu betrachten und frühzeitig auf Veränderungen zu reagieren. Philipp Nusser: „In der Gastronomie gilt es vor allem, Waren- und Personalkosten ins Verhältnis zum Umsatz zu setzen. Kennzahlen wie der Deckungsbeitrag II, also der Umsatz abzüglich der Waren- und Personalkosten, oder die Mitarbeiterproduktivität sind entscheidend, um die wirtschaftliche Lage eines Betriebs realistisch einzuschätzen. Greifbar werden solche Zahlen, wenn man sie in Relation zur Gästezahl setzt. Für Hotelbetriebe sind neben dem RevPAR, der Logisrate und der Auslastung auch die betriebsbedingten Kosten pro belegtem beziehungsweise vermietbarem Zimmer wichtig. Nur so lässt sich zum Beispiel erkennen, ob ein besserer RevPAR auch zu einem besseren Bruttobetriebsgewinn pro verfügbarem Zimmer (GOPPAR) geführt hat.“
Betrachtung einzelner Bereiche wichtig
Urban Uttenweiler ergänzt: „Viele Betriebe betrachten ihren Betrieb allein als Ganzes, wodurch die vielen Bewegungen nach oben und unten in den einzelnen Bereichen unter Umständen gar nicht wahrgenommen werden. Eine solch differenzierte Betrachtung, die ein guter „betrieblicher Steuerstand“ leisten soll, ist jedoch entscheidend, um Probleme rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Hier muss noch stärker ein Umdenken stattfinden, weg von manuellen hin zu automati-sierten Auswertungen. Denn nur über eine Automatisierung von Berichten und Kennzahlen ist ein regelmäßig stattfindendes und standardisiertes Controlling möglich, wie es in anderen Branchen längst Standard ist.“
Digitalisierung spart Zeit und optimiert die Datenbasis
In vielen Betrieben wird Controlling bislang noch manuell und sporadisch betrieben – eine zeitaufwendige Aufgabe, die oft zu unregelmäßigen Auswertungen führt. Teilweise werden Entscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen. Bei der Preissetzung orientiere man sich nach Erfahrung der beiden Experten oft vor allem an der Konkurrenz. Die eigene Kostenseite werde dabei häufig vernachlässigt und als eine große „Blackbox" wahrgenommen. „Das führt dazu, dass Kostensteigerungen in einzelnen Bereichen unbemerkt stattfinden und wenn diese irgendwann die Profitabilität des Gesamtbetriebs belasten, kann das Problem nicht identifiziert werden“, so Nusser. Die Digitalisierung kann hier neben einer deutlichen Zeitersparnis auch die Datenbasis erheblich verbessern. Mit digitalen Steuerungssystemen lassen sich nicht nur betriebliche Kennzahlen kontinuierlich erfassen, sondern diese auch flexibel und in Echtzeit auswerten.
Verknüpfung von Daten schafft Entscheidungsgrundlage
Ein Beispiel hierfür ist HGK-ChefsCockpit, gleich einem „betrieblichen Steuerstand“, der von Eagle Control entwickelt wurde. Die Software bietet eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten wirtschaftlichen Daten eines Betriebs zusammenlaufen und miteinander verknüpft werden können. „Viele Daten und Kennzahlen werden in Betrieben nur getrennt voneinander in unterschiedlichen Systemen betrachtet. Aber erst die Kombination verschiedener Datenquellen, etwa die Kosten aus der BWA und belegte Zimmer aus dem PMS, kann die Aussagekraft bestimmter Kennzahlen wie GOPPAR richtig deutlich machen“, erklärt Nusser. „Mit dieser datenbasierten Entscheidungsgrundlage wird es einfacher, notwendige Maßnahmen wie Preisänderungen oder Prozessanpassungen zeitnah umzusetzen.“
Wettbewerbsvorteil durch fundierte Zahlen
Ein automatisiertes und gut strukturiertes Controlling-System biete klare Vorteile: Betriebe können schneller auf wirtschaftliche Veränderungen reagieren, strategisch planen und ihre Betriebsabläufe optimieren. „Die Zukunft gehört denjenigen, die ihre Betriebsdaten verstehen und darauf aufbauend strategisch handeln. Wenn man das Gestern nur schwer lesen kann, lässt sich auch nur schlecht das Morgen planen“, fasst Dr. Uttenweiler zusammen. „Nur wer jederzeit und vollumfänglich seine Zahlen kennt, kann flexibel auf Marktveränderungen reagieren und langfristig erfolgreich sein.“
Die HGK ist eine der in Deutschland führenden Einkaufs- und Dienstleistungskooperationen für die Hospitality-Branche. Zu ihren Mitgliedern und Kunden zählen privat gemanagte Hotels, expandierende, innovative Hotelmarken, Ferienhotels von der Küste bis zu den Alpen, Restaurantbetriebe, Freizeit- und Verkehrsgastronomie, Caterer und fortschrittliche karitative und soziale Einrichtungen. Über 3.200 Mitgliedsbetriebe profitieren von Einkaufskonditionen, Serviceleistungen und Know-how in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
